Bienvenido a la era digital, donde el trabajo remoto está posicionado a nivel mundial, se ha vuelto normal trabajar con personas de diferentes paises del mundo, zonas horarias y distintas culturas, la comunicación remota se ha convertido en una parte integral de nuestras vidas profesionales.
Es demasiado importante que las empresas y personas se adapten a la colaboración asíncrona y remota, de esta manera aseguramos que los proyectos y las tareas se gestionen de manera efectiva.
Una de las prácticas más importantes que aplico a diario en este entorno es dejar las cosas por escrito. A veces subestimamos lo importante que esto puede llegar a ser, y si planeas comenzar a trabajar remoto o ya trabajas remoto, te digo que es uno de mis tips #1.
La comunicación remota es muy diferente a la comunicación que estamos acostumbrados, cara a cara.
Sin estar presentes físicamente, es normal necesitar más enfoque y estructura para GARANTIZAR que los mensajes sean comprendidos por ambas partes. Y de aquí deriva un problema constante de comunicación en las empresas, pensamos y damos por sentado que nos comunicamos de manera excelente, sin preguntarnos si nuestro receptor verdaderamente entendió lo que quisimos comunicar.
Aquí te comparto algunas de las cosas que suelo hacer en mi día a día de trabajo remoto y así garantizo comunicarme de la mejor manera posible.
Uso de Herramientas de Comunicación:
Email: Al finalizar reuniones o charlas, suelo escribir un email con los puntos discutidos, de esta manera garantizo que quedamos en el mismo lugar y que no hay espacios en blanco en la comunicación.
Desde los emails, también procuro enviar información más formal, solicitudes, informes, etc.
Chats en Tiempo Real: Plataformas como Slack o Microsoft Teams son útiles para interacciones rápidas y colaboraciones en equipo, en éstas suelo enviar reportes rápidos de mi día a día y con ello dejo claras las actividades.
Videoconferencias: Zoom, Google Meet y otras herramientas son esenciales para reuniones que requieren discusiones más profundas y personalizadas. A veces cuando nos comunicamos por chat, podemos leer e interpretar mensajes de una manera errónea, cuando esto sucede, normalmente llevamos la conversación a una llamada telefónica para aclarar. Luego de esto, dependiendo que tan formal sea, suelo escribir un resumen por slack, whatsapp o email.
Claridad al hablar:
Evita la ambigüedad y sé directo en tus mensajes. No hace falta que hables con un lenguaje muy rebuscado, dependiendo de cual sea tu cargo, pero lo ideal es que vayas directo al grano en todas tus conversaciones y que tu tono siempre lleve a alguna solución clara.
Utiliza puntos clave y listas para resaltar información importante, prepárate en tus llamadas y siempre lleva una agenda para evitar desconectarse del punto más importante de la llamada o mensaje que quieres comunicar.
Asegúrate de que tu mensaje tenga un objetivo claro y específico.
Apostar por la Comunicación Asíncrona:
Aunque algunas empresas aún no están muy acostumbradas a éste método de comunicación, dejar los estatus por escrito es una manera de comunicarse de manera asíncrona.
Permite a los miembros del equipo responder en su propio tiempo, lo que es especialmente útil en equipos que están en diferentes zonas horarias, de esta manera no necesitan estar conectados a la misma hora para leer tareas pendientes, nuevas propuestas, etc.
Utiliza documentos compartidos en Google Drive o Microsoft 365 por ejemplo y herramientas de gestión de proyectos como Trello, Jira, Monday, etc para colaborar sin necesidad de estar todos conectados al mismo tiempo. Dejar tus tareas o preguntas en estas plataformas ayudará muchísimo a que todo quede claro, creéme!
La Importancia de Dejar las Cosas por Escrito
Dejar las cosas por escrito no es solo una cuestión de formalidad, sino una práctica importantísima para el éxito en el trabajo remoto. ¡Te lo aseguro!
Porque...
Documentar decisiones y planes asegura que todos los involucrados tengan la misma comprensión de lo que se discutió y acordó.
Reduce la posibilidad de malentendidos y errores que pueden surgir de la comunicación verbal.
Los documentos escritos proporcionan un registro al que se puede recurrir en cualquier momento para aclarar detalles o verificar el progreso.
Facilita el seguimiento de tareas, plazos y responsabilidades.
Mantener un registro escrito de las comunicaciones promueve la transparencia dentro del equipo.
Ayuda a asegurar que todos los miembros del equipo sean responsables de sus compromisos y tareas.
Permite a los equipos distribuir información de manera eficiente sin la necesidad de múltiples reuniones o intercambios de correos. (La comunicación escrita puede reducir muchísimo la necesidad de estar conectados o incluso tener un horario fijo de trabajo) Las empresas cada día se adaptan más a la flexibilidad y permiten que sus empleados utilicen herramientas que promuevan esto.
Los documentos compartidos pueden ser editados y comentados por todos los miembros del equipo, creando así una colaboración más dinámica y en tiempo real.
En el mundo remoto, la comunicación eficaz y la documentación clara son pilares fundamentales para el éxito. Al dejar las cosas por escrito, no solo mejorarás la comprensión y la colaboración, sino que también crearás una base sólida de transparencia y responsabilidad. He estado en situaciones donde empleados no son comunicativos y lamentablemente no se llevan bien con el resto del equipo, ya que al no haber comuniación fluida, todas las tareas del equipo se ven afectadas, así como los tiempos, la presión e incluso la entrega satisfactoria de los deberes.
Empezar a tener estas prácticas puede transformar tu carrera y te aseguro que las empresas o tus clientes te agradecerán muchísimo ser transparente en tu día a día.
Podrás trabajar con equipos de manera fluida, serás más eficiente en tus proyectos y tareas sin importar donde te encuentres trabajando.
Recuerda, en el entorno remoto, tu mejor herramienta es la palabra escrita. ¡Úsala sabiamente!
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